โมดูล 3 — ลูกค้า
โมดูล 3 — ลูกค้า
งานลูกค้าประจำวัน
คู่มือสำหรับ ผู้จัดการ · พนักงานหน้าร้าน — รับลูกค้า สร้างประวัติ ขายคอร์ส เก็บเงิน และบันทึกการใช้บริการ
ก่อนเริ่ม: งานลูกค้าทั้งหมดทำใน โหมดสาขา (เห็นชื่อสาขาบนแถบเมนู) — ถ้าปุ่ม "ซื้อคอร์ส/ใช้บริการ" ไม่ขึ้น แปลว่าคุณอยู่โหมดส่วนกลาง ให้สลับเป็นโหมดสาขาก่อน
เริ่มที่นี่
| คำถาม | คำตอบ |
|---|---|
| ลูกค้าใหม่มา ทำอะไรก่อน | ค้นหาเบอร์โทรก่อนเสมอ — ถ้าไม่เจอค่อยสร้างใหม่ (กันประวัติซ้ำ) |
| สร้างลูกค้าเร็วสุดต้องกรอกอะไร | ชื่อ + นามสกุล + เบอร์ + ระบุแพ้ยา/ไม่แพ้ยา — แค่นี้ก็ขายได้ |
| ลำดับงานปกติ | ค้นหา/สร้างลูกค้า → ซื้อคอร์ส+ชำระเงิน → (ถ้าทำเลย) ใช้บริการ |
| HN คืออะไร | เลขประจำตัวลูกค้าของสาขา — ระบบออกให้อัตโนมัติตอนสร้าง |
ค้นหา + สร้างลูกค้าใหม่ 🕒 1–2 นาที
เปิดเมนูลูกค้า → ค้นหาด้วยเบอร์โทรก่อน → ถ้าไม่เจอ กด "สร้างลูกค้าใหม่"
- ค้นหาก่อนพิมพ์เบอร์โทร (หรือชื่อ) ในหน้ารายชื่อลูกค้า — เจอแล้วคลิกเปิดประวัติเดิม อย่าสร้างซ้ำ
- กรอกข้อมูลลูกค้าชื่อ + นามสกุล + เบอร์ (บังคับ) · เลือก "แพ้ยา" หรือ "ไม่แพ้ยา" · ที่อยู่กรอกเท่าที่มี · มีบัตรประชาชนกด "อ่านบัตร" ช่วยได้ (แต่ยังต้องเลือกแพ้ยาเอง)
- ตรวจสอบ → บันทึกดูสรุป + เลข HN ที่ระบบจะออกให้ → กดบันทึก
ขึ้นว่า "ลูกค้าซ้ำ"? ระบบถือว่าซ้ำเมื่อ ชื่อ + นามสกุล + เบอร์ ตรงกันทั้ง 3 อย่าง — ถ้าใช่คนเดิมให้เปิดประวัติเดิมแทน
ซื้อคอร์ส + ชำระเงิน 🕒 ~5 นาที
จากหน้าลูกค้า กด "ซื้อคอร์ส" — เป็นแบบทีละขั้น เลือกของ → เก็บเงิน → (ถ้าต้องการ) ทำบริการเลย
- เลือกลูกค้าถ้าเข้าจากหน้าลูกค้าจะข้ามให้เลย · ถ้าลูกค้ายังไม่มี HN สาขานี้ ระบบจะให้สร้างก่อน · ถ้ามีบิลค้างชำระ ระบบจะถามว่าจะต่อบิลเดิมหรือเปิดใหม่
- เลือกของที่ขายเลือก บริการ / คอร์ส / สินค้า อย่างน้อย 1 รายการ → กด "สร้างการสั่งซื้อ"
- ตรวจสอบ + เก็บเงินใส่ส่วนลด/VAT (ถ้ามี) · เลือก "ช่องทางที่มาของลูกค้า" (บังคับ) · ระบุพนักงานขาย → กดเก็บเงิน เลือกวิธีชำระในกล่อง
- ทำบริการวันนี้เลยไหม?ทำเลย → กรอกสัญญาณชีพ + เลือกหัตถการ + แพทย์ · ซื้อเก็บไว้ → กด "เสร็จสิ้น"
- เสร็จสิ้นพิมพ์ใบเสร็จ / นัดครั้งหน้า / ใช้คอร์ส ได้จากหน้านี้
เก็บเงินไม่ผ่าน? เช็กว่าเลือก "ช่องทางที่มาของลูกค้า" แล้ว และยอดวิธีชำระรวมตรงกับยอดบิล
ใช้บริการ / ใช้คอร์ส 🕒 ~3 นาที
ลูกค้าที่มีคอร์สอยู่แล้วมาใช้บริการ — จากหน้าลูกค้า กด "ใช้คอร์ส"
- เลือกลูกค้าเข้าจากหน้าลูกค้าจะข้ามให้
- เลือกบริการ + แพทย์ + สัญญาณชีพเลือกคอร์ส/หัตถการที่จะใช้ · เลือกแพทย์/ผู้ช่วย · กรอกสัญญาณชีพ · ลงย้อนหลังได้โดยเปลี่ยนวันที่ + ระบุเหตุผล
- ตรวจสอบ → ยืนยันการใช้บริการระบบจะหักจำนวนครั้งของคอร์ส + ตัดสต็อกที่เกี่ยวข้อง
- เสร็จสิ้นพิมพ์เอกสารการใช้บริการได้
อย่าสับสน: "ใช้คอร์ส" = บันทึกการใช้บริการ · "ชำระยอดคงค้าง" = จ่ายเงินส่วนที่ค้างของบิลเดิม — คนละเมนูกัน
งานอื่นจากหน้าลูกค้า
ในหน้ารายละเอียดลูกค้า มีปุ่มลัดด้านข้าง (Action) ทำงานอื่นได้
| อยากทำ | กดปุ่ม | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| นัดครั้งถัดไป | นัดหมาย | เปิดปฏิทินในแท็บใหม่ |
| วางมัดจำ | วางมัดจำ | โหมดสาขา = มัดจำสาขา |
| ดูคอร์สคงเหลือ | แท็บ ภาพรวม | เห็นจำนวนครั้งที่เหลือ |
| เชื่อม LINE ให้ลูกค้า | เชื่อม LINE | ลูกค้าจะได้รับแจ้งเตือนนัด/คอร์ส |
| ส่งใบยินยอมให้ลูกค้าเซ็นบนแท็บเล็ต | ส่งไป Welcome Mate | ฟีเจอร์พรีเมียม — ดู คู่มือ Welcome Mate |
| แก้เบอร์/แพ้ยา/ที่อยู่ | เมนู ⋯ → แก้ไข | ลูกค้าผู้แนะนำระบุได้ภายใน 7 วันหลังสร้างลูกค้า (เกินกว่านั้นแก้ไม่ได้) |
จัดการคอร์สของลูกค้า — ต่ออายุ · โอน · แชร์ · ยกเลิก
คอร์สที่ลูกค้าซื้อแล้วยังดูแลต่อได้ ดูสถานะคอร์สทั้งหมดได้ที่ หน้าลูกค้า → แท็บ ภาพรวม (ส่วนคอร์สคงเหลือ)
สถานะคอร์ส (อ่านจากแท็บ ภาพรวม)
| สถานะ | หมายถึง | ควรทำอะไร |
|---|---|---|
| คงเหลือ | ใช้ได้ปกติ | นัดลูกค้ามาใช้บริการ |
| ใกล้หมดอายุ | เหลือเวลาไม่นาน | โทร/แจ้งเตือนลูกค้า · พิจารณาต่ออายุ |
| หมดอายุแล้ว | เลยวันหมดอายุ | ตรวจนโยบายสาขา → ต่ออายุ หรือเสนอซื้อใหม่ |
| ยกเลิกแล้ว | คอร์สถูกยกเลิก | อ้างอิงประวัติเท่านั้น |
| โอนแล้ว | โอนสิทธิ์ให้ลูกค้าคนอื่น | ดูรายละเอียดการโอน |
| แชร์ | ให้คนที่มีความสัมพันธ์ใช้ร่วม | ตรวจว่าใครมีสิทธิ์ใช้ร่วม |
งานจัดการคอร์ส — ใครทำได้
| งาน | ทำเมื่อไหร่ | ใครทำได้ |
|---|---|---|
| ต่ออายุคอร์ส | คอร์สใกล้/หมดอายุ แต่ลูกค้ายังใช้ไม่ครบ | 🔸 เฉพาะเจ้าของ / ผจก.ใหญ่ |
| โอนคอร์ส | ย้ายสิทธิ์คอร์สไปให้ลูกค้าอีกคน | 🔸 เฉพาะเจ้าของ / ผจก.ใหญ่ |
| แชร์คอร์ส | ให้คนในครอบครัว/ผู้มีความสัมพันธ์ใช้คอร์สร่วมกัน | เปิด/ปิดที่ ตัวคอร์ส (ตั้งตอนสร้างคอร์ส) — ค่าเริ่มต้นปิด |
| ยกเลิกคอร์ส | ซื้อผิด / คืนเงิน | 🔸 สิทธิ์อ่อนไหว — ตามที่เจ้าของกำหนด |
🔸 เป็นสิทธิ์อ่อนไหว: ต่ออายุ · โอน · ยกเลิกคอร์ส เกี่ยวกับเงินและสิทธิ์ของลูกค้า ค่าเริ่มต้นระบบเปิดให้เฉพาะผู้บริหาร — ถ้าอยากให้พนักงานบางคนทำได้ ตั้งสิทธิ์พิเศษรายคน (ดูคู่มือสิทธิ์การใช้งาน)
เรื่องแชร์คอร์ส: เปิดได้ที่หน้าตั้งค่าคอร์ส (ช่อง "อนุญาตให้แชร์") — ถ้าเปิดแชร์กับคอร์สแบบไม่จำกัดครั้ง/บุฟเฟต์ ระบบจะเตือนเรื่องความเสี่ยงใช้งานเกิน ควรพิจารณาก่อนเปิด
ผู้แนะนำ & ความสัมพันธ์ลูกค้า
เป็นคนละเรื่องกัน — ผู้แนะนำ = ใครพาลูกค้าคนนี้มา (ตั้งครั้งเดียว) · ความสัมพันธ์ = ผูกลูกค้าที่เกี่ยวข้องกัน (แก้ได้ตลอด ใช้ก่อนแชร์คอร์ส)
1) ลูกค้าผู้แนะนำ (ใครแนะนำมา)
ระบุว่าลูกค้าคนนี้ใครแนะนำมา เพื่อติดตามเครือข่ายบอกต่อและให้รางวัลผู้แนะนำ
- เปิดส่วน "ลูกค้าผู้แนะนำ"ระบุได้ทั้ง ตอนสร้างลูกค้าใหม่ (ส่วนพับด้านล่าง) และที่ หน้าลูกค้า ภายหลัง — ไม่บังคับ
- ค้นหาผู้แนะนำพิมพ์ชื่อหรือเบอร์ของลูกค้าที่แนะนำมา อย่างน้อย 2 ตัวอักษร → เลือกจากรายการลูกค้าเดิม
- บันทึกลูกค้าเมื่อบันทึกสำเร็จ ระบบจะผูก "ผู้แนะนำ" ให้อัตโนมัติ
จำกัดเวลา 7 วัน: ผู้แนะนำระบุได้ทั้งตอนสร้างลูกค้าใหม่และที่หน้าลูกค้า — แต่ระบุได้ ไม่เกิน 7 วัน หลังสร้างลูกค้าใหม่
2) ความสัมพันธ์ลูกค้า (ผูกคนที่เกี่ยวข้อง)
ผูกลูกค้าที่เป็นครอบครัว/คนรู้จักเข้าด้วยกัน — เพิ่มหรือแก้ได้ตลอดเวลาจากหน้าลูกค้า (ไม่ใช่ตอนสร้างเท่านั้น) และเป็นเงื่อนไขที่ต้องทำก่อน "แชร์คอร์ส" ให้กัน
- เปิดหน้าลูกค้าที่ต้องการเพิ่มความสัมพันธ์กดปุ่ม "เพิ่มความสัมพันธ์"
- เลือกบุคคลที่มีความสัมพันธ์ค้นหาลูกค้าอีกคนที่จะผูกด้วย
- เลือกประเภทความสัมพันธ์ → บันทึกเช่น ครอบครัว · คู่สมรส · เพื่อน — กดเพิ่มความสัมพันธ์
เชื่อมกับการแชร์คอร์ส: ลูกค้าจะแชร์คอร์สให้กันได้ก็ต่อเมื่อมีความสัมพันธ์ผูกไว้แล้ว (ดูหัวข้อ จัดการคอร์สของลูกค้า)
ดูภาพรวมเครือข่าย: ในโมดูลรายงาน — รายงานเครือข่ายการแนะนำ และ รายงานกลุ่มลูกค้าเชื่อมโยง (เปิดดูได้ตามสิทธิ์ตำแหน่ง)
⚠️ ปัญหาที่พบบ่อย (แก้เองได้)
| อาการ | สาเหตุ | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| ไม่เห็นปุ่ม "ซื้อคอร์ส" / "ใช้บริการ" | อยู่โหมดส่วนกลาง | สลับเป็นโหมดสาขาที่แถบเมนูซ้าย |
| กดเมนูใช้บริการแล้วเด้งกลับหน้าหลัก | อยู่โหมดส่วนกลาง (ใช้บริการทำได้เฉพาะโหมดสาขา) | สลับโหมดสาขาก่อน |
| สร้างลูกค้าขึ้นว่าซ้ำ | ชื่อ+นามสกุล+เบอร์ ตรงทั้ง 3 | ถ้าใช่คนเดิม เปิดประวัติเดิมแทนการสร้างใหม่ |
| กดเก็บเงินไม่ได้ | ยังไม่เลือก "ช่องทางที่มาของลูกค้า" | เลือกช่องทางที่มาก่อน แล้วกดชำระอีกครั้ง |
| ยืนยันใช้บริการไม่ได้ | ยังไม่เลือกบริการที่จะใช้ | ติ๊กบริการ/หัตถการอย่างน้อย 1 รายการ |
| HN ไม่ขึ้นตอนตรวจสอบ | กำลังสมัครที่ศูนย์กลาง หรือ preview พลาด | ปกติ — ระบบจะออก HN ให้ตอนกดบันทึกจริง |
| ลูกค้ามีบิลค้างชำระเด้งขึ้นมา | มีบิลเก่ายังไม่จ่ายครบ | เลือก "แก้ไขรายการเดิม" เพื่อจ่ายต่อ หรือ "สร้างใหม่" ถ้าเป็นคนละรายการ |