โมดูล 13 — รายจ่ายรายวัน
โมดูล 13 — รายจ่ายรายวัน
สรุปรายจ่ายและปิดยอดรายวัน
คู่มือสำหรับ ผู้จัดการสาขา · แอดมินส่วนกลาง · เจ้าของ/ผจก.ใหญ่ — บันทึกค่าใช้จ่ายของวัน ตรวจยอด แล้วยืนยันปิดวันให้ตัวเลขนิ่ง
รายจ่ายรายวันคืออะไร: หน้าสรุปการดำเนินการของแต่ละวัน รวม "รายจ่ายของวันนั้น" ไว้ที่เดียว — มีทั้งส่วนที่ ระบบดึงให้อัตโนมัติ (ค่าแพทย์ · ค่ามือ · คอมมิชชัน) และส่วนที่ กรอกเพิ่มเอง (ค่าน้ำ-ไฟ · วัสดุ · อื่นๆ) เพื่อให้เห็นกำไร-ขาดทุนจริง
เริ่มที่นี่
| คำถาม | คำตอบ |
|---|---|
| ทำตอนไหน | ปลายวัน — ก่อนปิดวัน ตรวจค่าแพทย์/ค่ามือ/คอมมิชชัน + กรอกค่าใช้จ่ายอื่นให้ครบ แล้วกดยืนยัน |
| ตัวเลขไหนระบบใส่ให้เอง | ค่าแพทย์ · ค่ามือ · คอมมิชชัน — ดึงจากการขาย/ใช้บริการของวันนั้นอัตโนมัติ |
| ต้องกรอกเองคืออะไร | ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าน้ำ-ไฟ ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเดินทาง — เลือกตามหมวดหมู่ |
| "ยืนยัน" แล้วเป็นอะไร | วันนั้นจะถูกล็อก แก้ไม่ได้จนกว่าผู้บริหารจะ "ปลดล็อก" — ป้องกันการแก้ย้อนหลัง |
ใครทำได้ (โดยสรุป): กรอกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม = ผจก.สาขา/แอดมินส่วนกลาง · ตรวจสอบ-ยืนยัน-ปลดล็อก-จัดการหมวดหมู่ = เฉพาะเจ้าของ/ผจก.ใหญ่
บันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม 🕒 ~2 นาที
กรอกค่าใช้จ่ายที่ระบบไม่ได้ดึงให้อัตโนมัติ เพื่อให้ยอดรายจ่ายของวันครบจริง
- เปิดหน้าสรุปการดำเนินการรายวันเลือกวันที่ที่ต้องการบันทึก
- เพิ่มรายการค่าใช้จ่ายเลือก หมวดหมู่ ค่าใช้จ่าย → ใส่จำนวนเงิน + คำอธิบายสั้นๆ → บันทึก
- ตรวจรายการดูว่ารายการเพิ่มเติมรวมกับค่าแพทย์/ค่ามือ/คอมมิชชันที่ระบบดึงมาแล้วครบถูกต้อง
ใครทำได้: ผู้จัดการสาขา และแอดมินส่วนกลาง (รวมเจ้าของ/ผจก.ใหญ่) · การแก้ไขรายการเพิ่มเติมที่บันทึกไว้ ทำได้โดยแอดมินส่วนกลาง/ผู้บริหาร
ตรวจสอบ & ยืนยันปิดวัน 🕒 ~3 นาที
ขั้นตอนของผู้บริหาร — ตรวจยอดให้ครบแล้วยืนยันเพื่อล็อกวันนั้น
- ตรวจยอดรวมของวันเช็กค่าแพทย์ · ค่ามือ · คอมมิชชัน · ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ว่าตรงกับความจริง
- กดยืนยันสรุปรายวันเมื่อยืนยันแล้ว วันนั้นจะถูกล็อก (แก้ไม่ได้) · ยืนยันหลายวันพร้อมกันได้
- ต้องแก้ย้อนหลัง? → ปลดล็อกก่อนผู้บริหารกด "ปลดล็อก" วันที่ยืนยันแล้ว เพื่อกลับไปแก้ → แก้เสร็จยืนยันใหม่
🔸 สิทธิ์อ่อนไหว — เฉพาะเจ้าของ/ผจก.ใหญ่: การตรวจสอบ/ยืนยัน · ยืนยันหลายวันพร้อมกัน · และปลดล็อกวันที่ปิดแล้ว เปิดให้เฉพาะผู้บริหาร เพื่อป้องกันการแก้ตัวเลขย้อนหลัง
จัดการหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย (Template)
ตั้งรายการหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายให้ทีมเลือกใช้ตอนบันทึก เพื่อให้รายงานแยกหมวดได้สวย
- เปิดการตั้งค่าหมวดหมู่/Template ค่าใช้จ่ายรายวันเพิ่ม/แก้ไขชื่อหมวด เช่น สาธารณูปโภค · วัสดุสิ้นเปลือง · การตลาด · อื่นๆ
- บันทึกหมวดที่ตั้งไว้จะปรากฏให้เลือกในหน้าบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
🔸 เฉพาะเจ้าของ/ผจก.ใหญ่: การจัดการ Template/หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเปิดให้เฉพาะผู้บริหาร — ตั้งให้ครบก่อนเริ่มใช้งานจริง ทีมจะได้บันทึกเข้าหมวดถูก
ดูภาพรวม — Dashboard & กำไรขาดทุน
หลังบันทึก/ปิดวันแล้ว ดูภาพรวมรายจ่ายและกำไร-ขาดทุนได้ในโมดูลรายงาน
| ดูอะไร | เปิดที่ไหน | ใครเห็น |
|---|---|---|
| ภาพรวมรายจ่ายรายวัน | แดชบอร์ด "รายจ่ายรายวัน" | 🔸 เจ้าของ/ผจก.ใหญ่ · ตรวจสอบ |
| กำไร-ขาดทุน (P&L) | รายงาน "สรุปรายรับ-รายจ่าย (P&L)" | 🔸 ผู้บริหาร · ตรวจสอบ |
| ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแยกตามหมวด | รายงาน "ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมรายวัน (ตามหมวด)" — ส่งออก Excel ได้ | ผู้บริหาร · ผจก. · ตรวจสอบ |
รายงานกลุ่มบัญชี/ภาษีเป็นสิทธิ์อ่อนไหว — เปิดดูได้ตามสิทธิ์ตำแหน่ง (ดูคู่มือสิทธิ์การใช้งาน)
⚠️ ปัญหาที่พบบ่อย (แก้เองได้)
| อาการ | สาเหตุ | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| แก้รายจ่ายของวันก่อนไม่ได้ | วันนั้นถูกยืนยัน (ล็อก) แล้ว | ให้ผู้บริหาร "ปลดล็อก" วันนั้นก่อน แล้วค่อยแก้ |
| ไม่เห็นปุ่มยืนยัน/ปลดล็อก | ไม่ใช่เจ้าของ/ผจก.ใหญ่ | งานยืนยัน-ปลดล็อกเป็นสิทธิ์ผู้บริหาร — แจ้งผู้บริหารดำเนินการ |
| เลือกหมวดค่าใช้จ่ายไม่เจอ | ยังไม่ได้ตั้งหมวดหมู่ | ให้ผู้บริหารเพิ่มหมวดใน Template ก่อน |
| ยอดกำไร-ขาดทุนดูเพี้ยน | ยังกรอกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมไม่ครบ | กลับไปบันทึกค่าใช้จ่ายที่ตกหล่นให้ครบก่อนปิดวัน |
| ค่าแพทย์/ค่ามือไม่ขึ้น | ยังไม่มีการใช้บริการ/ขายในวันนั้น | ปกติ — ตัวเลขจะดึงเข้ามาเมื่อมีรายการของวัน |